Kebijakan Privasi

1. Siapa kami

Vera Desks (https://veradesks.com) adalah layanan asisten customer service WhatsApp berbasis kecerdasan buatan. Kebijakan ini menjelaskan bagaimana kami memproses data pribadi, dasar hukumnya, berapa lama kami menyimpannya, dan hak apa yang Anda miliki atas data tersebut.

Pertanyaan, permintaan penggunaan hak, maupun pengaduan tentang data pribadi dikirim ke admin@veradesks.com. Alamat yang sama juga menerima pertanyaan umum tentang layanan.

2. Dua peran yang berbeda, dan mengapa itu penting bagi Anda

Undang-Undang membedakan pengendali data pribadi (yang menentukan tujuan pemrosesan) dari prosesor (yang memproses atas perintah pengendali).

• Atas data akun klien — nama, email, kata sandi, data langganan, dan catatan akses staf — kami bertindak sebagai pengendali. Kebijakan ini berlaku penuh.
• Atas isi percakapan pelanggan yang masuk ke nomor WhatsApp klien kami — nomor pengirim, nama profil, dan isi pesan — kami bertindak sebagai prosesor. Pengendalinya adalah usaha klien yang memakai layanan ini. Kami memproses data itu hanya untuk menjalankan perintah klien tersebut.

Artinya, bila Anda pelanggan yang mengirim pesan WhatsApp ke sebuah usaha yang memakai Vera Desks, permintaan penghapusan atau akses data Anda sebaiknya ditujukan lebih dulu ke usaha tersebut sebagai pengendali. Bila Anda menghubungi kami, kami akan meneruskannya kepada klien terkait dan membantu pelaksanaannya.

3. Data pribadi yang kami proses

Data akun dan pemakaian (kami pengendali)

• Nama, alamat email, dan nama usaha yang Anda isi saat mendaftar.
• Kata sandi, disimpan sebagai hash — tidak pernah dalam bentuk aslinya, dan tidak dapat kami baca.
• Kunci autentikasi dua faktor dan kode cadangan, bila Anda mengaktifkannya.
• Catatan akses dan tindakan di panel: waktu, jenis tindakan, alamat IP, dan identitas peramban.
• Data langganan dan pemakaian kredit, termasuk riwayat pembelian dan mutasi kredit.

Data percakapan pelanggan (klien pengendali, kami prosesor)

• Nomor WhatsApp pengirim dan nama profil WhatsApp yang disertakan Meta.
• Isi pesan masuk dan balasan keluar, beserta waktu dan status pengirimannya.
• Catatan pemakaian model AI per balasan: model yang dipakai, jumlah token, dan kredit yang dipotong.
• Payload mentah dari WhatsApp yang kami simpan sementara untuk penelusuran masalah pengiriman.

Data pribadi bersifat spesifik

Kami tidak meminta data pribadi bersifat spesifik sebagaimana dimaksud Pasal 4 ayat (2) UU PDP — antara lain data kesehatan, biometrik, genetika, keuangan pribadi, dan catatan kejahatan. Namun pelanggan dapat saja menuliskannya sendiri di dalam pesan WhatsApp. Data seperti itu tersimpan sebagai bagian dari isi percakapan, dan klien sebagai pengendali bertanggung jawab memastikan dasar hukumnya serta menghapusnya bila tidak diperlukan.

4. Dasar pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU PDP, kami memproses data pribadi dengan dasar berikut:

• Pelaksanaan perjanjian — menyediakan layanan yang Anda daftarkan, menagih, dan memberi dukungan.
• Kepentingan sah — menjaga keamanan sistem, mencegah penyalahgunaan, mencatat jejak audit, dan memperbaiki kegagalan teknis, seimbang dengan hak Anda.
• Kewajiban hukum — menyimpan catatan yang diwajibkan peraturan perpajakan dan peraturan lain yang berlaku.
• Persetujuan — untuk hal yang bukan bagian dari pelaksanaan layanan, misalnya bila kami meminta izin menggunakan nama usaha Anda sebagai referensi. Persetujuan dapat ditarik kapan saja tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelumnya.

5. Untuk apa data dipakai

• Menerima pesan pelanggan, menyusun balasan dengan model AI, dan mengirimkan balasan itu atas nama usaha klien.
• Menyerahkan percakapan ke staf klien saat AI ragu, kredit habis, atau aturan layanan menghendakinya.
• Menghitung pemakaian kredit dan menyiapkan tagihan.
• Menjaga keamanan akun, termasuk autentikasi dua faktor dan pencatatan akses.
• Menjawab permintaan dukungan dan menyampaikan pemberitahuan penting tentang layanan.

Kami tidak menjual data pribadi, tidak menukarnya dengan pihak lain untuk kepentingan pemasaran, dan tidak memakai isi percakapan pelanggan untuk melatih model AI.

6. Pihak yang ikut memproses data

Kami memakai penyedia berikut, masing-masing dengan lingkup yang terbatas:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform) — menerima dan mengirim pesan WhatsApp. Pesan melewati infrastruktur Meta sebagai bagian dari cara kerja WhatsApp itu sendiri.
• Anthropic — model AI yang menyusun balasan. Isi percakapan yang relevan dikirim ke layanan Anthropic untuk diproses saat itu juga.
• Penyedia infrastruktur server — tempat aplikasi dan basis data kami berjalan.
• Penyedia layanan surel — mengirim email verifikasi, atur ulang kata sandi, dan pemberitahuan serah terima percakapan.

Bila klien mendaftarkan nomor WhatsApp staf atau penanggung jawabnya, nomor WhatsApp Anda beserta isi pertanyaan Anda diteruskan ke nomor-nomor tersebut agar staf dapat menjawab langsung. Nomor staf ditentukan sepenuhnya oleh klien, dan penerusan hanya terjadi ketika percakapan Anda dialihkan dari AI ke penanganan manusia.

Selain itu, kami dapat mengungkapkan data pribadi bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan atau perintah otoritas yang berwenang. Bila hukum mengizinkan, kami akan memberi tahu pihak yang datanya diminta.

7. Pengiriman data ke luar wilayah Indonesia

Sebagian pemrosesan berlangsung di luar wilayah hukum Republik Indonesia — khususnya pada Meta dan Anthropic. Sesuai Pasal 56 UU PDP, pengiriman seperti ini kami lakukan dengan memastikan adanya pelindungan yang memadai melalui perjanjian pemrosesan data dengan penyedia tersebut, dan membatasi data yang dikirim hanya pada yang diperlukan untuk menjalankan layanan.

8. Berapa lama data disimpan

• Data akun dan percakapan disimpan selama workspace Anda aktif, karena itulah isi layanan yang Anda beli.
• Workspace yang ditangguhkan dihapus beserta kontak, percakapan, dan isi pesannya 90 hari setelah penangguhan. Penghapusan dijalankan otomatis oleh sistem, bukan atas permintaan manual.
• Catatan audit dan catatan keuangan disimpan lebih lama sepanjang diwajibkan peraturan perpajakan dan untuk pembuktian bila terjadi sengketa.
• Payload mentah WhatsApp hanya disimpan untuk penelusuran masalah pengiriman dan dibuang bersama data workspace-nya.

Setelah masa simpan berakhir, data dimusnahkan atau dianonimkan sehingga tidak lagi dapat dikaitkan dengan orang tertentu.

9. Keamanan

• Seluruh lalu lintas ke situs dan panel memakai HTTPS.
• Token akses WhatsApp dan rahasia integrasi klien disimpan terenkripsi dengan AES-256-GCM, bukan sebagai teks biasa.
• Data antar-workspace dipisahkan di tingkat basis data, sehingga satu workspace tidak dapat membaca data workspace lain.
• Staf platform kami wajib memakai autentikasi dua faktor, dan setiap kali staf membuka data workspace klien, aksesnya dicatat dan terlihat oleh pemilik workspace di halaman Audit.
• Kata sandi disimpan sebagai hash; tidak seorang pun di pihak kami dapat membacanya.

Tidak ada sistem yang kebal. Karena itu bagian berikut menjelaskan apa yang kami lakukan bila terjadi kegagalan.

10. Bila terjadi kegagalan pelindungan data

Sesuai Pasal 46 UU PDP, bila terjadi kegagalan pelindungan data pribadi, kami memberitahukannya secara tertulis paling lambat 3x24 jam kepada subjek data yang terdampak dan kepada lembaga yang berwenang. Pemberitahuan memuat data yang terungkap, kapan dan bagaimana hal itu terjadi, serta penanganan dan pemulihan yang kami lakukan. Bila kegagalan menyangkut data percakapan milik klien, kami memberitahukannya kepada klien sebagai pengendali agar ia dapat memenuhi kewajibannya kepada pelanggannya.

11. Hak Anda atas data pribadi

Berdasarkan Pasal 5 sampai Pasal 15 UU PDP, Anda berhak:

• mendapatkan informasi tentang identitas kami, dasar hukum, dan tujuan pemrosesan;
• mengakses data pribadi Anda dan memperoleh salinannya;
• memperbarui atau memperbaiki data yang keliru;
• mengakhiri pemrosesan, menghapus, atau memusnahkan data pribadi Anda;
• menarik persetujuan yang pernah Anda berikan;
• mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan yang semata-mata otomatis, termasuk pemrofilan;
• menunda atau membatasi pemrosesan secara proporsional;
• memperoleh data Anda dalam bentuk yang dapat dibaca mesin dan memindahkannya ke penyedia lain;
• menuntut ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan data pribadi Anda.

Kirim permintaan ke admin@veradesks.com dari alamat email yang terdaftar di akun Anda. Kami mengonfirmasi penerimaan dalam 3 hari kerja dan menyelesaikannya paling lambat 30 hari. Bila permintaan tidak dapat kami penuhi seluruhnya — misalnya karena data yang sama wajib disimpan untuk keperluan pajak — kami menjelaskan alasannya, bukan mendiamkannya.

12. Keputusan otomatis dan batas peran AI

Balasan di WhatsApp disusun oleh model AI dari data usaha yang disediakan klien. Sistem ini menyusun jawaban; ia tidak mengambil keputusan yang menimbulkan akibat hukum bagi pelanggan, dan setiap percakapan dapat diambil alih manusia. Anda tetap berhak mengajukan keberatan atas pemrosesan otomatis, dan meminta agar percakapan Anda ditangani staf manusia.

13. Anak

Layanan ini ditujukan untuk pelaku usaha, bukan untuk anak. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak. Bila kami mengetahui adanya data anak yang terkumpul tanpa persetujuan orang tua atau wali sebagaimana diatur Pasal 25 UU PDP, data itu akan kami hapus.

14. Cookie

Situs dan panel kami hanya memakai cookie yang diperlukan agar layanan berfungsi:

• cookie sesi, untuk menjaga Anda tetap masuk;
• cookie pemilih workspace, untuk mengingat workspace mana yang sedang Anda buka.

Kami tidak memasang cookie iklan, piksel pelacak, maupun analitik pihak ketiga. Karena itu tidak ada spanduk persetujuan cookie di situs ini — tidak ada yang perlu Anda setujui.

15. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui bila layanan atau peraturan berubah. Perubahan yang berdampak pada hak Anda diberitahukan lewat email atau panel paling lambat 30 hari sebelum berlaku, kecuali perubahan yang harus segera berlaku karena kewajiban hukum.

16. Pengaduan

Sampaikan keluhan lebih dulu ke admin@veradesks.com agar dapat kami tangani langsung. Bila Anda menilai penanganan kami tidak memadai, Anda berhak mengadu kepada lembaga yang berwenang di bidang pelindungan data pribadi sesuai UU Nomor 27 Tahun 2022, dan menempuh upaya hukum sebagaimana diatur peraturan perundang-undangan.